ETC法人カードの経費精算ってどうすればいいの?

ETC法人カードの経費精算ってどうすればいいの?

法人用ETCカードがあれば、面倒な個人の申請作業は不要!
経理で一括精算!!

「領収書が出ないからETCは使えない。」と思っている社長さんや自営業の方が多いようですが、煩雑な経理処理もETC法人カードを利用すれば大幅に楽になります。
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現金で高速道路を利用した場合の経理処理の流れ
(1)社員が現金で高速代金を支払う。
(2)会社規定の用紙に、「利用目的・経路・料金」といったものを入力し、領収書を添えて上司に提出する。
(3)上長が承認後、経理担当者に提出。
(4)経理担当者が経理処理を実施。
(5)社員に高速代金を返金する。

現金で高速道路を利用しすると、上記のように
・社員(高速代金を支払った者)
・上長(社長)
・経理担当者

のそれぞれに作業が発生します。
この場合、各人の人件費および振込手数料などの経費、そして作業時間が発生することになります。また、各工程で入力ミスなどが発生する可能性もあり、経理担当者のチェック業務にはかなりの手間がかかります。場合によっては事前に仮払いをするなど、さらに煩雑な経理処理が必要です。

ところが、ETC法人カードを作成して社員に配布し利用してもらうと

ETC法人カードを利用した場合の経理処理の流れ
(1)社員がETC法人カードを利用して高速代を精算する
(2)経理担当者が一括で経理処理を実施。

という単純な流れになるので、余計な人件費と作業時間がかかりません。とくに個人への振込手数料をダイレクトにカットできるので大幅なコストカットが期待できます。さらに、クレジットカード会社が発行してくれる利用明細には、利用区間・利用時間・割引種類・車種などが印字されているので、明確に利用状況を把握することができます。

経理担当者は、送られてくる利用明細書を確認して「旅費交通費」として通常の支払い業務を行えば経費処理完了です。個人に高速代を立て替えてもらっていないので、返金の必要もありません。

カード会社が発行する利用明細は領収書として利用することができますが、会社の規定で領収書が必要という場合は、サービスエリアなどにあるETC利用履歴発行プリンターやインターネット経由で印刷した利用証明書または利用明細書を代用にすることが可能です。
ETC法人カードの領収書について

ただし、経費の精算方法は会社によって規定が異なる可能性があるので、高速を利用する前に会社の経理担当者に確認してしてみてください。

個人事業主さんや自営業の社長さんなどが確定申告する場合に必要な書類は?
「ETC利用照会サービス」で発行できる「利用証明書」とクレジットカード発行の「利用明細書」を揃えて提出すれば万全です。領収書は再発行してもらえませんが、ETC利用照会サービスからは何度でも利用証明書の発行が可能になっている点も安心ポイントです。

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